Licencia laboral, la ADA y la FMLA

Políticas de licencia laboral pueden ser un reto para muchos empleadores. En este informe, consideramos cómo políticas efectivas de licencia laboral son una parte clave del cumplimiento legal, así como un beneficio para la empresa. Dos leyes principales cubren la licencia laboral:

• La Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés), según enmendada, se aplica a empleadores con 15 o más trabajadores.
• La Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) se aplica a todos los empleadores de gobierno (local, estatal y federal) y a empresas privadas con 50 o más trabajadores dentro de 75 millas (con algunas excepciones).

La ADA y la licencia laboral

¿Tienen los trabajadores derecho a una licencia bajo la ADA? Sí. Los trabajadores que están sustancialmente limitados para hacer una o más actividades esenciales debido a una discapacidad física o mental tienen derechos bajo la ADA. Uno de estos es el derecho a un arreglo o acomodación (un cambio en las políticas laborales, instalaciones o cómo se hace el trabajo). Una licencia laboral puede ser una forma de arreglo o acomodo.

¿Cuánta licencia laboral se debe otorgar? No hay cantidad fija de licencia laboral que el empleador debe conceder. Al igual que con todas las acomodaciones, la cantidad de licencia concedida depende del trabajo y la discapacidad y debe determinarse de manera individual. Los empleadores deben otorgar licencia como una forma de arreglo razonable a menos que al hacerlo cause dificultades excesivas. Una carga excesiva se determina caso por caso individual y depende de los recursos financieros del empleador o en qué medida el arreglo interrumpe las operaciones de trabajo. En muchos casos, probar que una carga es excesiva puede ser difícil para el empleador.

¿Pueden los empleadores obtener información médica? Los empleadores pueden pedir documentación médica cuando los trabajadores solicitan licencia laboral u otros arreglos. Esta información debe estar limitada a lo que se necesita para confirmar que el trabajador tiene una discapacidad, para determinar cuánta licencia se necesita o para considerar opciones de arreglos generales. La información médica debe ser mantenida de manera confidencial y en un archivo separado de otros expedientes de empleo.

FMLA (Ley de Ausencia Familiar y Médica, en español) y licencia laboral

¿Qué trabajadores tienen derecho a licencia bajo la FMLA? La FMLA otorga a los trabajadores el derecho de tomar licencia laboral por ciertas razones de familia o médicas. Esta licencia generalmente no se paga, pero los empleadores pueden elegir pagar un porcentaje del salario.  Durante la licencia, los empleos de los trabajadores deben dejarse vacantes y deben continuar recibiendo sus beneficios (como cobertura de seguro de salud). Los trabajadores que tienen derecho a la licencia de la FMLA son aquellos que:

• Han trabajado al menos 1,250 horas durante los 12 meses previos a la licencia, trabajan en establecimientos con al menos 50 empleados dentro de 75 millas y han trabajado en la empresa durante al menos 12 meses (que no necesariamente tienen que ser consecutivos).
• Están embarazadas, acaban de dar a luz o que han adoptado a un niño.
• Tienen una condición médica grave que dura al menos tres días y que requiere tratamiento médico o una hospitalización de al menos una noche.
• Tienen una condición incapacitante que dura al menos tres días y que requiere tratamiento. Tiene una condición crónica que a veces "se exacerba" y requiere tratamiento médico.
• Están cuidando a un familiar que tiene una lesión o enfermedad sufrida durante el servicio militar.
• Están cuidando a un miembro de la familia (cónyuge, hijo o padre/madre) con una condición de salud grave.
• Son miembros de la familia de personal activado de la Guardia Nacional y la Reserva.

¿Cuánta licencia pueden tomar los trabajadores bajo la FMLA?

Doce semanas de licencia en un período de 12 meses por:

o El nacimiento, adopción o adopción temporera de un niño.
o Condición de salud grave del trabajador.
o El cuidado de un cónyuge, hijo o padre/madre con una condición de salud grave.
o Activación militar del cónyuge, hijo, hija o padre/madre del empleado.

Veintiséis semanas de licencia en un solo periodo de 12 meses para cuidar a un miembro del servicio con una lesión o enfermedad grave relacionada con el servicio.

¿La licencia tiene que ser tomada toda a la vez? Cuando sea médicamente necesario, los empleadores deben permitir que los trabajadores dividan su tiempo de licencia de la FMLA o la "estiren" trabajando  horas de trabajo reducidas. Para obtener más información, vaya a la Guía del empleador de FMLA (en inglés).

¿Tienen los trabajadores que proporcionar información médica? Un empleador puede (pero no tiene que hacerlo) requerir que el trabajador certifique la necesidad de una licencia laboral por un profesional médico. El Departamento de Trabajo de los Estados Unidos proporciona un formulario para este propósito. Al trabajador se le debe dar por lo menos 15 días de plazo para proporcionar esta información médica. Esta información debe mantenerse en privado y en un archivo separado de otros expedientes de empleo. 

Cuando ambas leyes se pudieran aplicar

• En general, los empleadores del sector público y los empleadores de empresas privadas con más de 50 trabajadores están cubiertos por la ADA y la FMLA. Los empleados en estos lugares de trabajo pueden tener derechos en virtud de ambas leyes si cumplen con la definición de "discapacidad" (ADA) y "condición de salud grave" (FMLA).
• Los trabajadores que hayan agotado la licencia de la FMLA aún pueden tener derechos bajo la ADA si cumplen con la definición de la ADA de ser una persona con una discapacidad. Hacer una acomodación es uno de esos derechos. Licencia adicional (más allá de la licencia de la FMLA del trabajador) podría ser un arreglo que debe ser proporcionado bajo la ADA.

Directrices adicionales

Evite políticas de 100% de sanación. Los empleadores no pueden exigir que un trabajador esté completamente curado antes de regresar a trabajar. Se ha encontrado que este tipo de política viola la ADA, ya que no permite que los trabajadores utilicen su derecho a una acomodación. Incluso si un trabajador no está 100% curado, él o ella aun así podría trabajar eficientemente con un arreglo.

Evite políticas de licencia sin culpa. Despedir automáticamente a trabajadores que han, por cualquier razón, excedido una cantidad preestablecida de licencia viola la ADA. Al igual que las políticas de 100% de sanación, políticas de licencia sin culpa le niegan al trabajador el derecho a utilizar un acomodo razonable que les permita volver a trabajar con una discapacidad.

Eduque a los gerentes y supervisores. Los gerentes son a menudo "los primeros en responder" ante la revelación de una discapacidad y a las solicitudes de licencia laboral. Asegúrese de que están educados sobre los derechos legales de los trabajadores con discapacidades.

Limite solicitudes de información médica. Tanto bajo la ADA como bajo la FMLA, los empleadores solo pueden recopilar la información necesaria para confirmar que el trabajador tiene una discapacidad o condición médica, para identificar posibles opciones de acomodo y para determinar la duración probable de la condición del trabajador.  Solicitar o recopilar información médica que es excesivamente extensa, irrelevante o arbitraria puede violar la ADA. La FMLA no permite que el empleador exija un diagnóstico para conceder la licencia de la FMLA. Por último, recopilar demasiada información médica puede violar varias leyes.

Use la licencia laboral como la última opción de acomodo, no la primera. Los empleadores deben trabajar con el empleado para determinar cómo el impedimento impacta las funciones esenciales del trabajo y qué adaptaciones pueden ser consideradas. Arreglos que mantienen al empleado activo en el trabajo tanto como sea posible tienden a ser más eficaces tanto para el empleador como para el trabajador. Antes de recurrir a una licencia laboral como arreglo, considere toda la gama de acomodos que podrían ser efectivos para el impedimento, el empleo y la situación.

El embarazo puede estar cubierto por la FMLA y la ADA. La FMLA cubre licencias laborales relacionadas con el embarazo y el nacimiento de un niño.  En general, el embarazo no ha sido definido como una discapacidad bajo la ADA. En algunos casos, sin embargo, la licencia relacionada con el embarazo puede estar cubierta por la ADA. Cuando una trabajadora desarrolla impedimentos relacionados con el embarazo (como anemia, insuficiencia cervical o diabetes gestacional), algunos tribunales han encontrado que estos se pueden considerar impedimentos bajo la ADA. Estas trabajadoras tendrían derecho a una licencia laboral u otros arreglos bajo la ADA.

Trate discapacidades evidentes y no evidentes del mismo modo. Los trabajadores con discapacidades que tal vez no son obvias, como la diabetes, la depresión o el trastorno de estrés post-traumático, podrían estar cubiertos por la FMLA o la ADA.

Acerca de la carga laboral liviana. Los empleadores pueden, pero no están obligados, a crear puestos de trabajo con una carga laboral liviana. Los empleadores no pueden exigir que  los trabajadores acepten una carga laboral liviana en lugar de la licencia de la FMLA. Al empleador no se le permite deducir la licencia de la FMLA mientras un trabajador esté rindiendo una carga laboral liviana.

Acerca de la licencia indefinida. Los empleadores no están obligados a conceder una licencia indefinida y pueden exigirles a los trabajadores a dar una fecha aproximada de retorno al trabajo. Sin embargo, el empleador debe ser flexible en situaciones en que la fecha de retorno al trabajo debe ser cambiada por razones médicas, a menos que proveer una licencia adicional cause dificultades excesivas.

Recursos

Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).  Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the ADA.

Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).  Disability-Related Inquiries and Medical Examinations of Employees under the ADA.

Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).  Enforcement Guidance:  Pregnancy Discrimination and Related Issues.

The Job Accommodation Network. Accommodations, ADA and Light Duty.  

Office of Disability Employment Policy (ODEP).  Employment Laws:  Medical and Disability-Related.

Overview of FMLA from U.S. Dept. of Labor

Overview of sick leave from the U.S. Dept. of Labor

FMLA Frequently Asked Questions from U.S. Dept. of Labor

FMLA Certification form from U.S. Dept. of Labor